Внедрение Битрикс24 в Курске

Портал редко ставят «с нуля». Обычно у компании есть учёт, просто он разложен по людям: у одного менеджера тетрадь и телефонная книга, у второго – файл на рабочем столе, у бухгалтера 1С, у директора собственная таблица по крупным клиентам. Пока все на месте, это работает. Ломается в момент, когда человек увольняется или уходит в отпуск. Разбираем на практике компаний Курска, как перевезти такой учёт в Битрикс24 и что при этом обычно теряется.

Кто в Курске переезжает и с чего именно

Подрядчики промышленных площадок Курской области – энергетики, приборостроители, поставщики для горно-обогатительного производства – работают через тендеры и снабженцев, и вся история сделки лежит в почте вперемешку с приложениями. Агропредприятия и переработка ведут отгрузки в 1С, а договорённости по цене – в мессенджере. Сервисные и строительные компании чаще всего живут в Excel, где заявки, сметы и напоминания собраны в один лист с цветными заливками. Способ выгрузки в каждом случае свой, и это первое, что мы фиксируем.

Что теряется, если делать перенос самостоятельно

Собственный перенос почти всегда обрывается на трёх вещах: пропадают контактные лица (в таблице был один телефон на компанию), пропадают договорённости о следующем шаге (они были в голове менеджера) и пропадает связь клиента с прошлыми покупками. Через месяц выясняется, что CRM есть, а звонить по ней некому: карточки без задач мертвы. Поэтому мы переносим не строки, а три сущности сразу – клиента, ответственного и ближайшее действие с датой.

Карта данных: что переезжает и куда ложится

• компании и контактные лица – в карточки с реквизитами, ИНН и ответственным менеджером;
• сделки в работе – в воронку продаж, со стадией, суммой и датой следующего шага;
• закрытые сделки за два-три года – в отдельную архивную воронку ради истории закупок;
• счета и отгрузки – подтягиваются обменом с 1С, а не грузятся руками;
• задачи и поручения – переносятся только актуальные, старый список дел не воскрешают.

Всё, что не попало в этот перечень, честно остаётся в архивном файле на диске. Попытка «перевезти вообще всё» удлиняет проект на неделю и заканчивается порталом, в котором невозможно найти нужное.

Справочники, которые готовят до загрузки базы

Импорт нельзя запускать, пока в портале не заведены сотрудники, стадии воронки, источники обращений и типы клиентов. Иначе половина карточек приземлится на администратора и с источником «прочее», а через месяц вы не ответите на вопрос, откуда пришли деньги. Стадии описываем словами отдела продаж: не «в работе», а «отправлено КП», «согласуют смету», «ждём тендерную процедуру». Настройка справочников занимает полдня и экономит недели разбирательств.

Минимальный набор, который готовят до импорта:

• сотрудники и структура компании – кто кому подчиняется и кто видит чужие сделки;
• стадии воронки на языке отдела продаж, а не «этап 1, этап 2»;
• источники обращений: сайт, звонок, мессенджер, тендерная площадка, рекомендация;
• типы клиентов – завод, посредник, розница, бюджетное учреждение: у каждого своя логика согласования;
• обязательные поля карточки – их на входе должно быть не больше трёх.

Чистка базы: мёртвые контакты и «клиент без названия»

Перед загрузкой прогоняем файл по трём ключам – ИНН, телефон, почта – и выявляем дубли. Отдельно вытаскиваем брак: строки без телефона и почты, записи «клиент по рекомендации», номера, которые не отвечали три года. Хлам не переносят в новую систему, его архивируют: база на 2 000 живых карточек полезнее базы на 6 000, где две трети – шум. По опыту переездов в Курске чистка занимает день и убирает 20–30 % записей вместе с очевидными опечатками в названиях юрлиц.

Сделки с длинным циклом и тендеры

Специфика Курска: значительная часть продаж идёт крупным предприятиям, а там цикл сделки – от двух месяцев, с закупочными процедурами, аккредитацией и согласованием спецификаций. Такие сделки нельзя просто «перенести на стадию переговоров». Мы разбираем каждую вручную: где подана заявка на площадке, где ждём протокол, где подписан договор, но не начата поставка. Для каждой ставим дату контроля, иначе через неделю после переезда воронка выглядит замершей и руководитель делает вывод, что CRM не работает.

Первые две недели: правила, по которым живёт отдел

Мы задаём три правила и следим за их соблюдением. Первое: любая новая заявка – только в портале, независимо от того, пришла она с сайта, по телефону или в мессенджере. Второе: начатые ранее сделки доводятся там, где начались, но не дольше согласованного срока. Третье: двойной ввод разрешён не больше 10 рабочих дней и только по суммам. Ответственного за переходный период назначает заказчик, обычно это руководитель отдела продаж, – именно он ловит попытки вернуться в старый файл.

Почему менеджеры возвращаются в Excel и как это лечится

Возвращаются по одной причине: в CRM работать дольше, чем в таблице. Значит, что-то не настроено. Типовые виновники – ручной ввод заявок вместо подключённых каналов, обязательные поля, которые нечем заполнить на первом звонке, и отсутствие шаблонов документов. Мы закрываем это на этапе обучения: подключаем телефонию, WhatsApp, Telegram и форму с сайта, оставляем на входе три обязательных поля вместо двенадцати, делаем счёт и КП в два клика. Обучение занимает 2 дня и проходит на живых сделках, а не на демонстрационных.

Когда старый учёт можно отключать

Дату ставим до старта проекта. Отключаем, когда выполнены три условия: все каналы обращений заведены в портал, за неделю в старой таблице не появилось ни одной новой строки, сумма по воронке сходится с 1С и с банком. После этого файл переводится в режим «только чтение» и убирается с общего диска, тетради сдаются в архив. Если оставить доступ на запись, через месяц у компании снова будет два учёта и ни одного достоверного.

Портал куплен давно, но им никто не пользуется

Частый случай: лицензию оплатили в прошлом году, сотрудников завели, дальше дело не пошло. Реанимация дешевле нового внедрения – структура и часть данных уже есть. Мы убираем тестовые сделки и уволившихся, перестраиваем воронку под фактический порядок работы, подключаем каналы и настраиваем права: менеджер видит своих клиентов, руководитель – отдел, экспорт контактов в файл открыт двум-трём людям. Часто оказывается, что порталу не хватало ровно этого, а не новых модулей.

Сроки, стоимость и что дальше

Экспресс-запуск – от 60 000 ₽ и 5 рабочих дней: воронка, карточки, права, обучение. Внедрение под ключ – от 180 000 ₽ и 3–4 недели: аудит процессов, роботы и автозадачи, интеграции, отчёты, регламент работы. Обмен с 1С – от 90 000 ₽ и две недели, телефония с мессенджерами – от 35 000 ₽ и три дня, портал с задачами, проектами и согласованиями – от 70 000 ₽. Лицензия Битрикс24 покупается напрямую у вендора и в стоимость работ не входит.

Порядок: разбор процессов 1–2 дня, ТЗ и смета 2–3 дня, настройка 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение 2 дня, 30 дней сопровождения с бесплатными доработками по замечаниям. Потом – абонентское сопровождение от 15 000 ₽ в месяц или разовые задачи. РОСТСАЙТ работает с 2011 года, ведёт проекты в 79 городах страны, Курск в их числе, и делает сайты, продвижение, ботов и приложения – поэтому заявка с сайта попадает в портал без ручного переноса. Остальные направления – в разделе автоматизация бизнеса.

Скажите, где сейчас лежит база и сколько в ней клиентов, – мы оценим переезд по Курску и зафиксируем смету до начала работ. Телефон: +7 (901) 417-22-12.